Veel van de vragen die we krijgen, komen van organisaties die al een tijdje bezig zijn met zelfsturende teams maar hierin problemen ondervinden. Vaak heeft dat te maken met het feit dat er in het beginstadium te weinig aandacht is geweest voor de context die mensen nodig hebben om (meer) zelforganiserend te worden. We zijn dan ook erg blij met de vraag die ons recent bereikte van een organisatie die nog geen zelfsturende teams heeft, maar zich terdege realiseert hoe ingrijpend dit is voor de medewerkers en dit proces zorgvuldig begeleid wil zien. Chapeau!

Maar hoe pak je dat aan? Dat hangt natuurlijk af van de uitgangssituatie, maar er zijn een aantal fundamentele aspecten die altijd van belang zijn bij het starten van het proces naar (meer) zelfsturing. En die wil ik in dit blog dan ook graag beschrijven.

Weten hoe samensturend jouw organisatie is? Onderzoek het nu gratis met ons auditinstrument en ontvang het certificaat 'Samensturende Organisatie'of 'Samensturende organisatie in ontwikkeling' Klik hier voor meer informatie en inschrijven. 

1. Terug naar de bedoeling

Alvorens mensen meedenken over een andere rol binnen hun organisatie, moeten ze eerst contact kunnen maken met het diepere doel van de organisatie. Waarom doen we wat we doen? En hoe past dat bij wat ik belangrijk vind in het leven? Waarom werk ik hier en op welke momenten heb ik daar vooral plezier in? Op welke manier kan en wil ik bijdragen aan het diepere doel van onze organisatie?

Deze en meer vragen kunnen aan bod komen tijdens grote dialoogbijeenkomsten die organisatiebreed worden uitgezet. Iedereen moet de kans hebben hieraan deel te nemen! Er zijn mooie methoden en werkvormen voor, zoals Appreciative Inquiry en het World Café. Door het proces op deze manier samen in te zetten komt de bedoeling veel meer binnen en worden mensen actief onderdeel daarvan, in plaats van in een vergevorderd stadium geïnformeerd te worden....

Het is belangrijk deze dialoog ook in latere stadia te verankeren in de organisatie. Mensen hebben het nodig om hier op regelmatige basis mee bezig te zijn.

2. Bestuurlijke reflectie

Het succes van zelfsturing valt of staat met het wereldbeeld van de top van die organisatie (Frederic Laloux, Reinventing Organizations). Dit vraagt dus een grondige reflectie van de bestuurders op de manier waarop zij naar hun organisatie en de mensen daarin kijken. Durven zij erop te vertrouwen dat al die mensen in wezen het beste voor hebben met de organisatie en in staat zijn zelf beslissingen te nemen in het belang van de organisatie?  Kunnen zij de macht loslaten en geen besluit meer nemen zonder er eerst anderen bij te betrekken? Worden zij hierin gesteund door de Raad van Toezicht of de Raad van Commissarissen? Zijn zij bereid het primaire proces en de ontwikkeling van de mensen maximaal te faciliteren en niet te belemmeren met onnodige regels?

En tot slot misschien nog wel de meest ingewikkelde: kunnen zij accepteren dat zij een wezenlijk andere rol in de organisatie gaan krijgen?

Dit vraagt om een reflectie met tenminste MT en Raad van Bestuur, in een later stadium gevolgd door training & coaching op de specifieke nieuwe rollen en in sommige gevallen door begeleiding bij het vinden van een nieuwe plek.

3. Samenstelling van teams

Een ander cruciaal aspect is de samenstelling van de teams. Nu gebeurt het vaak at random, op praktische of pragmatische gronden. Maar ervan uitgaande dat de teams het straks samen moeten gaan doen, is de samenstelling naar competenties, drijfveren en persoonlijkheden essentieel. De beste manier om dit goed vorm te geven is mensen hier zelf een belangrijke stem in te geven en misschien zelfs wel in belangrijke mate de teams zelf te laten samenstellen. In termen van Samensturing moeten mensen daarvoor tenminste in fase 2 zitten, en zich in voldoende mate bewust zijn van en bereid zijn om hun competenties en drijfveren te toetsen aan het organisatiedoel en aan de teamdoelstellingen.

4. Kritisch bekijken van systemen en processen

Elke beslissing die je voor een ander neemt, doet inbreuk op zijn/haar autonomie en neemt iets van de eigen verantwoordelijkheid en drive weg. Scan je organisatie zorgvuldig op systemen en processen die een ander dan de persoon zelf verantwoordelijk maken voor de uitvoering. Dat kunnen targets of productienormen zijn, of andere controlemechanismen zoals tijdschrijven of een tijdklok. Vraag je af in hoeverre deze systemen werkelijk bijdragen aan de bedoeling en de intrinsieke motivatie van medewerkers (meestal niet) en ga er vooral samen met je medewerkers over in dialoog. Durf systemen die niet werkelijk bijdragen af te schaffen, al was het maar bij wijze van experiment, en ervaar het verschil!

5. Ondersteuning op maat

Om zelfsturing tot een succes te maken zijn op zijn minst organisatiebreed training en afspraken in besluitvormings- en conflicthanteringsvaardigheden nodig (Frederic Laloux, Reinventing Organizations). Daarnaast geloven we bij Samensturing dat ondersteuning van mensen en teams maatwerk is, en dat zij in hoge mate zelf kunnen aangeven wat zij daarin nodig hebben. Veel teams vragen om feedbackvaardigheden, individuele medewerkers worstelen soms met zingevingsvragen in relatie tot de bedoeling, en zo zijn er zoveel vragen die in het proces naar (meer) zelfsturing naar voren kunnen komen. Geef ruimte voor ondersteuning op maat, bijv. door het beschikbaar stellen van budgetten voor coaching & training aan de teams. Zorg ook dat de ondersteuning die (interne of externe) teamcoaches bieden in tijd en inhoud is afgestemd op dat de teams werkelijk nodig hebben.

Het werkelijk succesvol maken van het proces naar (meer) zelfsturing is een proces dat je samen met elkaar vormgeeft en waarin je moet kunnen leren met en van elkaar. Het is een proces van Samensturing. En het eindperspectief is voor elke organisatie anders, maar bij Samensturing is het in ieder geval een perspectief dat met en door alle lagen van de organisatie is gevormd en wordt gedragen

Photo by Nicolas Hoizey on Unsplash


Interessant blog? Like it op Facebook, Tweet het of deel dit blog op andere bookmarking websites.

Rianca Evers

Functie: Founder, spreker, auteur
Kernexpertise: Transformationeel leiderschap
Volg mij:

Geschreven door:
Expert BloggerInfluencer

Rianca is eigenaar van de Samensturingsacademie en auteur van het boek Samensturing, organiseren vanuit gedeelde verantwoordelijkheid, en Samensturing in de kerk. Zij is de ontwikkelaar van Samensturing als organisatieprincipe, een universele set principes voor het duurzaam anders organiseren en veranderen in organisaties. De principes zijn werkzaam op elk niveau, van de coach of zorgverlener met zijn/haar cliënt tot het samen oplossen van grote samenlevingsvraagstukken en het inrichten van je organisatie (Samensturing als besturingsfilosofie). Rianca is een bevlogen spreker en trainer. Zij spreekt, schrijft en traint, inspireert en bemoedigt, met vooral een hart voor leiders die deze moedige stap wagen. 

Weten hoe samensturend jouw organisatie is? Onderzoek het nu gratis met ons auditinstrument en ontvang het certificaat 'Samensturende Organisatie'of 'Samensturende organisatie in ontwikkeling' Klik hier voor meer informatie en inschrijven.